Niniejsza witryna wykorzystuje pliki cookies

Aby ułatwić Ci korzystanie z serwisu i zapewnić możliwość dostosowania go do Twoich potrzeb na tej stronie używamy plików cookies. Jeśli nie chcesz używać plików cookies, w każdej chwili możesz zmienić ustawienia dotyczące cookies w swojej przeglądarce internetowej.
widok komputera efaktura zamiast faktury tradycyjnej papierowej

Efaktura – skala oszczędności na przykładzie biura Interseroh

Kategoria: praca biura
2019-01-09
Author: Agata Szczotka-Sarna

Efaktura zamiast papierowej? Tradycyjne faktury to nie tylko czas spędzony na ich sporządzaniu, ale też koszty związane z papierem, kopertami, samą wysyłką. Wprowadzając efaktury nie wykluczymy ani wszystkich kosztów finansowych (zużycie sprzętu), ani czasowych (przygotowanie faktur), ani tych związanych z zasobami (emisja CO2 przy korzystaniu z komputerów i wysyłce maili), ale możemy je zredukować, a przez to wprowadzić swój biznes w tryb less waste.

Elektroniczna faktura coraz bardziej popularna

Ponieważ faktury elektroniczne cieszą się coraz większym powodzeniem, również zgoda na takowe po stronie Twoich klientów będzie coraz łatwiejsza do uzyskania. Na naszym własnym przykładzie widzimy, że liczba klientów gotowych przejść na faktury elektroniczne rośnie. W 2016 roku 9,8% naszych klientów zdecydowało się na to rozwiązanie, rok później 15,6%, a w 2018 roku (stan na 10 sierpnia 2018) prawie 30%.

Efaktura – skala oszczędności pieniędzy, zasobów, czasu

Aby pokazać bazę do wyliczenia oszczędności, dzielimy się parametrami wyjściowymi. Tradycyjne faktury:

  • drukujemy na papierze biurowym 80g z certyfikatem PEFC i EU Ecolabel;
  • pakujemy do kopert o rozmiarze C5;
  • wysyłamy listem poleconym;
  • wysyłamy z różną częstotliwością (raz do roku, co 6 miesięcy, kwartalnie, co miesiąc).

Za rok 2018, dzięki fakturom elektronicznym, odnotowaliśmy oszczędności na poziomie 10 300 zł:

  • koszt papieru: 10 zł za ryzę 500 arkuszy;
  • kopert: 58 zł za 500 sztuk;
  • opłat pocztowych: 5,20 zł z jeden list;
  • toner trudno policzyć, bowiem drukarkę dzierżawimy płacąc miesięczną opłatę abonamentową, warto jednak zaznaczyć, że żywotność tonera to 26 tys. stron.

Druk, pakowanie i przygotowanie faktur do wysyłki to także czas – około godziny na każde 100 sztuk. Dodatkowo więc nasi pracownicy zyskali ponad 19 godzin, które w przeciwnym razie musieliby spędzić na obsłudze tradycyjnych faktur.

Łatwo dostrzec potencjał oszczędności, skoro na przykładzie siedmiu miesięcy 2018 roku mówimy – jedynie i aż – o 30% naszych klientów. Co równie ważne, większość zgód dotyczyła faktur wysyłanych raz do roku (929 przypadków), więc im większa będzie wyjściowa częstotliwość wysyłki faktur, tym większe będą oszczędności przy przejściu na faktury elektroniczne. U nas w analizowanym okresie objęły w sumie 1927 dokumentów.

Rozwiązania less waste przy fakturach tradycyjnych

Mimo chęci i dobrej woli, nie zawsze udaje się wyeliminować tradycyjną wysyłkę faktur. Aby jednak również w tej sytuacji marnować mniej zasobów, podpowiadamy kilka rozwiązań:

  • korzystanie z papieru z odpowiedzialnych źródeł;
  • wybieranie kopert bez paska foliowego zabezpieczającego klej (tzw. koperta z odrywanym paskiem);
  • stemple zamiast naklejek i znaczków – dotyczy to zarówno znakowania kopert logotypami, jak i oznaczania wniesienia opłaty za przesyłkę.